Uno de los temas más importantes y
que se debe tener en cuenta a la hora de desarrollar un proyecto
independientemente cual sea la razón o motivo, por el cual se lleva a cabo es de
la Gerencia y gestión de proyectos.
Si indagamos un poco por el significado
de esta disciplina, podemos encontrarnos que la gerencia y gestión de proyectos
consistirá en la aplicación de
conocimientos, aptitudes, herramientas y técnicas a las actividades del
proyecto, encaminados a satisfacer o colmar las necesidades y expectativas de
una organización mediante un proyecto.” Sin embargo a la definición
anteriormente expuesta también le han salido otras definiciones para tener en
cuenta, y que pueden ser relacionadas con la gestión del conocimiento, para
ello podemos referirnos a lo dicho por Aguilar,
José (1999), el cual sostiene que es una Práctica de la reutilización de procesos y soluciones que se han
adquirido a través de la experiencia, información, conocimientos o habilidades
del personal de la empresa o por búsqueda en fuentes externas, y otras en
las cuales, es una función que planifica,
coordina y controla los flujos del conocimiento que se producen en la
organización en relación con sus actividades y con su entorno con el fin de
crear ciertas competencias esenciales (Bueno,
1998).
Por otra parte, también encontramos
definiciones las cuales han sido promulgadas por asociaciones que se dedican a
su estudio, siendo esta la dada por la International Project Management
Association (IPMA) en la cual la disciplina del Project Management consiste en la planificación, organización, seguimiento
y control de todos los aspectos de un proyecto, así como la motivación de todos
aquéllos implicados en el mismo, para alcanzar los objetivos del proyecto de
una forma segura y satisfaciendo las especificaciones definidas de plazo, coste
y rendimiento/desempeño. Ello también incluye el conjunto de tareas de
liderazgo, organización y dirección técnica del proyecto, necesarias para su
correcto desarrollo.
Aunque esta definiciones tienen diversos
puntos de vista acerca de lo que es la gestión de proyectos y su relación con el
conocimiento, se puede hacer una comparación teniendo en cuenta algunas de
ellas, en primer lugar se puede considerar que el proyecto surge de una
necesidad y lo que se busca mediante la aplicación del Project Management será
el de gestionar y dirigir de la mejor manera el talento, conocimiento, las
aptitudes, herramientas y técnicas de la cuales se dispone al momento de
desarrollar el proyecto, teniendo en cuenta el factor humano a utilizar en la
realización del mismo, lo cual se convierte en algo esencial al momento de
llevarlo para buscar los mejores resultados posibles.
Por otro lado, estará la definición
del IPMA, la cual es más amplia y permite distinguir nuevos conceptos y
palabras claves al momento de ponerla en aplicación teniendo en cuenta, que
dentro del Project Management se pueden encontrar fases fundamentales de la
dirección y gestión de proyectos como son la planificación, organización,
seguimiento y control de todos los aspectos de un proyecto, para así poder alcanzar
los objetivos de manera que se cumplan las especificaciones iniciales de plazo,
coste y calidad.
Estas distintas definiciones de
Proyect Management, serán de gran importancia y ellas deben ser identificadas
adecuadamente teniendo en cuenta los fundamentos que nos presentan cada una de
ella al desarrollo de los proyectos, en vista de que estos se aplicaran desde el
comienzo de la planeación hasta la puesta en funcionamiento del mismo. Partiendo
de su importancia podemos formularnos la siguiente pregunta ¿Qué Objetivos
tiene la dirección de proyectos?, el responderla acertadamente nos dará una
idea más clara de lo que se persigue, ya que identificaremos que la gestión de
proyectos básicamente considera la utilización de los recursos de la manera más
eficiente.
Lo anterior se puede relacionar con
el uso de la normativa ISO de calidad conformidad con la especificación, lo que
significa que un proyecto tiene calidad si resuelve los proyectos inicialmente
planteados, es decir, si corresponde a lo que se había dicho que se iba a
hacer. Puede ocurrir que se hubiesen hecho unas especificaciones erróneas, de
forma que el proyecto estará bien gestionado si acierta con este tipo de
especificaciones, y además cumple con el plazo y con el coste.
Al tener una definición clara
acerca de lo que es Project Management (Gestión de proyectos) y conocer cuales
objetivos con los perseguidos por esta disciplina, podemos observar que ella es
de gran importancia al momento de realizar un proyecto porque otorgara a todos
los involucrados, los conocimientos y herramientas adecuadas para entender la
forma de cómo se plantearan las actividades a desarrollar, organizándolas de la
manera más adecuada, motivando a cada uno de los integrantes y controlando
adecuadamente cada uno de los recursos de los que se dispone para así alcanzar
los objetivos propuestos.
La gerencia y gestión de proyectos además de ser una
disciplina indispensable al momento de llevar a cabo un proyecto, también se ha
integrado con otras disciplinas las cuales le han de servir para tener un
control más adecuado al momento de planificar cada una de las actividades que
se realizaran, entre las que influyen en el desarrollo de un proyecto se pueden
encontrar el plan de gestión de tiempo, siendo
el encargado de controlar todas las actividades necesarias para asegurar que el
proyecto se ejecute en el plazo estimado y que los resultados sean estos
orientados a la producción de bienes o servicios estén a disposición de los
clientes o consumidores.
El anterior plan como su nombre lo indica, será el
encargado de que se tenga un control adecuado de las actividades a desarrollar
en cada una de las fases del proyecto, esto por medio de la realización de un
cronograma de actividades, ya que, a través de él, se podrá hacer un
ordenamiento de cada uno de pasos a ejecutar, teniendo en cuenta el tiempo
total del proyecto, para saber cómo distribuir las actividades de planeación
dentro de ese periodo dado, además de lo anterior, también permitirá conocer
cuáles son las actividades que requieren un mayor tiempo en su desarrollo
debido a su complejidad y necesidad para realizar investigaciones o recoger
material adicional para que aporte de la manera correcta a la realización del proyecto
teniendo en cuenta factores externos que puedan influir en él. He aquí donde
podemos relacionar el proyecto con otro plan el cual nos servirá para esta
clase de inconvenientes que se puedan presentar, en la adquisición de
materiales y su valor, determinando así los pasos a seguir, para esto se tendrá
en cuenta el plan de gestión de costo, en
el se busca asegurar que las tareas se
lleven a cabo dentro de los rangos económicos impuestos dentro del presupuesto
del proyecto o recursos asignados para la actividad correspondiente. Este plan busca asegurar que el proyecto se lleve adecuadamente
en cuanto al manejo de los recursos disponibles y necesarios para completar las
actividades que este posea, por otra parte, el plan de gestión de costos
permitirá hacer un seguimiento en cuanto a la asignación recursos y sus costos
asociados teniendo en cuenta el uso de la mano de obra, los materiales, equipos
utilizados y demás que tengan relación con el desarrollo del proyecto.
Siguiendo con los diferentes planes de gestión que están
íntimamente relacionados con la disciplina de la gerencia y gestión de
proyectos, podemos encontrar el plan de gestión del alcance, el cual comprende las actividades orientadas
a garantizar el cumplimiento de las tareas necesarias para lograr los objetivos
del proyecto, esto da a entender que para lograr completarlo con éxito se
deberá seguir adecuadamente el plan trazado en él, debido a que conocer el
alcance en detalle, sus implicancias y limitaciones, las normativas en las que
se fundamenta, los involucrados directos e indirectos para su cumplimiento, las
dimensiones, magnitudes y costos involucrados, será de vital importancia como
paso previo a una planificación sólida y consistente, en vista de que no se
puede avanzar con un proyecto sin estar seguro de ¿en qué consiste?, ¿a quiénes
le interesa?, ¿qué necesidades satisface?, o qué riesgos implica?, y qué
limitaciones tiene?
Otro plan de gestión que se debe tener en cuenta para
la planeación y desarrollo adecuado del proyecto, es el plan de gestión de
integración, el cual será el encargado de
incluir los procesos utilizados día a día para asegurar que los elementos del
proyecto están siendo correctamente coordinados, ya que, esta área del
conocimiento pretende ayudar a alcanzar los requerimientos y a manejar las
expectativas de los interesados del proyecto, este plan además les ha de
servir a los directores de cualquier proyecto a ordenar todas las partes de un
proyecto sin importar su complejidad, teniendo en cuenta que no habrá una única
forma en la cual puedan ser ordenados todos sus elementos. El plan de gestión
de integración, también busca darle las pautas necesarias para que los
directores de proyecto puedan aplicar los procesos de una manera repetitiva
buscando completar el proyecto de la mejor forma posible.
Teniendo en cuenta lo anterior, los procesos de los
cuales dispone la gestión de integración aplicados al proyecto son
1. Desarrollar el acta constitutiva
del proyecto (Project Charter)
2. Desarrollar el enunciado del
alcance preliminar (Preliminary Scope statement)
3. Desarrollar el plan de gestión del
proyecto (Project Management plan)
4. Dirigir y gestionar le ejecución
del proyecto
5. Supervisar y controlar el trabajo
del proyecto
6. Control integrado de cambios
7. Cerrar el proyecto
Estos planes de gestión dejan entrever la importancia
que tiene cada uno de ellos al ser aplicados a la gerencia y gestión de
proyectos, así como a cualquier proyecto independientemente los objetivos a
alcanzar, debido a que con ellos se pueden distribuir eficientemente las
actividades que se planean realizar en él, proporcionándole las herramientas
adecuadas al responsable de la gestión del para dirigir y orientar a todos los
integrantes del proyecto y puedan así cumplir eficientemente el rol para el
cual fueron designado según sus capacidades.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
§
Documento
en Word. Guía de actividades y rubrica
de evaluación. Unidad 3: Paso 8 Trabajo
colaborativo 3. Recuperado del sitio Web de la Universidad Nacional Abierta
y a Distancia, Campus virtual de proyecto de grado (Ing. de sistemas)
